Wanneer we starten met een project bij een klant beginnen we vaak met een TPO, ook wel toepasbaarheidsonderzoek genoemd. In deze blog lees je meer over wat een toepasbaarheidsonderzoek precies is, wat de voordelen zijn voor jouw bedrijf en welke punten er aan bod komen.
Wensen en eisen
Het toepasbaarheidsonderzoek is de eerste projectstap en belangrijk om de wensen en eisen van de klant in kaart te brengen. Tijdens deze stap wordt er gekeken of de functionaliteiten haalbaar zijn binnen het softwarepakket. Bij de wens naar functionaliteiten die erg specifiek zijn of functionaliteiten die niet in de standaardversie van het softwarepakket zitten wordt er naar een uitgebreider softwarepakket gekeken. Daarnaast is het ook mogelijk om uitbreidingen van softwarepakketten te combineren. Wanneer bepaalde functies niet aanwezig zijn of wanneer er behoefte is aan een specifiek voor het bedrijf relevante mogelijkheid binnen een softwarepakket, is het ook mogelijk om door middel van maatwerkoplossingen deze mogelijkheid te creëren.
Flowcharts
Er wordt gewerkt met flowcharts (stroomdiagram) om processen die geautomatiseerd dienen te worden duidelijk en overzichtelijk weer te geven. Daarnaast worden de beschikbare software functionaliteiten in de flowchart verwerkt. Er ontstaat zo een beeld van de match en mismatch tussen de software en de in te richten processen.
Adviesrapport
De resultaten van een TPO worden vastgelegd in een adviesrapport, dit rapport beschrijft de diensten die wij leveren, conclusies (van het TPO), aanbevelingen en een tijd en kosten weergaven.
Afhankelijk van het soort project kan de inhoud van dit adviesrapport nog verdere informatie bevatten, dit is geheel afhankelijk van het type en de grootte van het project. In ieder geval komen de volgende punten aan bod:
- Welke software suite is van toepassing
- Welke processen dienen geautomatiseerd te worden
- Welke koppelingen dienen er te komen met externe systemen
- Cloud of on-premise
- Voldoet de hardware en netwerken aan de eisen van de beoogde software
- Welke conversie procedure wordt gehanteerd (nieuwe start, enkel stamgegevens, alle mutaties)
- Welke rapportages zijn van toepassing; voldoet de standaard of dienen er maatwerk rapporten gemaakt te worden
- Wie zijn de eindgebruikers en hoe vindt de training/instructie plaats
- Hoe is applicatiebeheer geregeld tijdens het project en bij/na livegang
- Hoe worden besluiten genomen tijdens het project
- Welke escalatie procedure wordt gehanteerd
Voordelen
De voordelen van een toepasbaarheidsonderzoek zijn dat er onderzoek wordt gedaan en hierdoor de werkwijze en mogelijkheden duidelijk beschreven worden. Je bent zo helemaal op de hoogte en komt niet voor verrassingen te staan. Je voorkomt hiermee dat je software aanschaft die je graag wilt maar niet goed aansluit bij de mogelijkheden voor jouw bedrijf.
Tijdens een toepasbaarheidsonderzoek komen zaken al vroeg aan bod en kan er worden ingespeeld op de verschillen tussen de software en de wensen voor jouw bedrijf.
Bij Blue People IT vinden we het belangrijk dat er wordt meegedacht met de klant. We kijken verder dan de eerste optie, een TPO is hier uitermate geschikt voor om naast de optie voor gebruikelijke software ook extra opties te bieden.