Home » Scan Sys

Scan Sys

Geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices en Exact Globe

Scan Sys levert met ImageCapture for Invoices dé oplossing voor het geautomatiseerd verwerken en archiveren van inkoop- en verkoopfacturen in koppeling met Exact Globe.

Een volledig geïntegreerde oplossing

Geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is een volledig geïntegreerde oplossing. ImageCapture for Invoices maakt bij het verwerken van uw facturen real time gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit Exact Globe. U beheert uw gegevens uitsluitend in Exact Globe. De koppeling met Scan Sys vereist geen periodieke uitwisseling van stamtabellen en verwerkte facturen worden direct gevalideerd bij het aanmaken van boekingen in Exact Globe. Factuurscanning en digitale factuurverwerking waren nog nooit zo eenvoudig!

De voordelen op een rij:

  • Geautomatiseerde factuurverwerking van zowel papieren als digitale facturen.
  • Directe besparing van invoertijd op de samensteladministratie.
  • Opbouw van digitaal archief, facturen zijn direct opvraagbaar vanuit Exact Globe en Exact Synergy (Enterprise).
  • Workflow via Exact Synergy, status fiattering direct opvraagbaar vanuit Exact Synergy.
  • Volledige integratie met Exact Globe (IFR), geen periodieke uitwisseling van gegevens.

Kostbare tijd besparen met Exact IFR

Het goedkeuren van facturen neemt doorgaans veel tijd in beslag. Facturen raken zoek of blijven lang liggen omdat niet duidelijk is waarom de budgethouder geen akkoord geeft. Exact Inkomend Factuur Register (IFR) digitaliseert de inkomende facturen en maakt deze inzichtelijk in uw systeem.

Zo werkt Exact IFR

Scannen en automatisch doorsturen
De inkomende factuur wordt gescand en op de juiste plek in het systeem gezet. Vervolgens gaat hij met alle relevante informatie naar de betreffende budgethouder of budgethouders die hem moeten goedkeuren.

Gelijktijdig of achtereenvolgend accorderen
Bij meerdere budgethouders kunt u ze – afhankelijk van uw voorkeur – gelijktijdig of achtereenvolgend laten accorderen. Als u ze achtereenvolgend laat goedkeuren, stuurt het systeem de factuur na goedkeuring van de eerste budgethouder direct door naar de volgende.

Akkoord met één druk op de knop
Zo komen de facturen automatisch onder de aandacht van de betreffende collega’s. Die in één oogopslag alle relevante informatie zien en met één druk op de knop kunnen reageren.

Automatisch inboeken
Na goedkeuring van alle budgethouders, boekt Exact IFR de kosten direct door naar het inkoopboek in uw Exact-administratie. En kan de factuur betaald worden.

 

Wij hebben verschillende soorten klanten, met name in de agro-sector en het mkb. Zo hebben wij klanten met een eigen boekhoudpakket waarvoor wij alleen de rapportages uitvoeren en zijn er klanten waarvoor wij ook het financiële pakket hosten. Zij maken gebruik van Mijn ABAB internetboekhouden. Mijn ABAB Internetboekhouden is een white label product met AccountView als financiële applicatie, die ook de scan-en-herken oplossing van Scan Sys bevat. Klanten kunnen via het klantportaal hun scans uploaden, waarna deze geautomatiseerd worden verwerkt. Deze dienst bieden wij sinds een aantal jaren en we zien geleidelijk een toename van het aantal gebruikers. Daarnaast hebben wij ook een grote groep klanten waarvoor wij de totale administratieve dienstverlening verzorgen. Voor deze groep gebruiken we ook de ImageCapture software.
-ABAB Accountants en Adviseurs