Veel bedrijven zoeken naar een manier om geld te besparen. Naar automatisering kijken is daarbij een veelgebruikte aanpak.
In dit blog leggen we uit waarom je beter wel kunt gaan automatiseren en welke resultaten je hierdoor kunt behalen.
Wat is automatisering
Iedereen is er van overtuigd dat een bedrijf (kantoor)automatisering nodig heeft. Bedrijven blijven steeds op zoek naar IT- en slimme (bedrijfs-)oplossingen. Maar waarom eigenlijk?
Laten we eerst definiëren wat onder automatisering verstaan wordt:
1. een proces analyseren
2. kijken waar handmatige stappen worden uitgevoerd
3. procesverbeteringen doorvoeren zodat je de afhankelijkheid van mensen en hun interactie kunt reduceren
Waarom automatiseren?
Er zijn legio redenen waarom automatiseren winst oplevert. Hieronder de meest gangbare aspecten.
Automatisering levert geld op
Hoewel automatiseren in eerste instantie tijd én geld kost levert het na verloop van tijd juist geld en tijd op.
Het maken van een goede procesomschrijving is al de eerste winst. Het opstellen van een definitie, meten en analyseren van hoe de huidige werkstroom gaat levert vaak al inzicht op voordat het woord automatisering is gevallen.
Fouten voorkomen
Foutreductie is een vast resultaat van automatisering. Software kan processen namelijk foutloos en sneller doorlopen. Door te gaan automatiseren ga je naar het gehele proces kijken. Je verhoogd de kwaliteit en de snelheid vanaf de input tot en met de output.
Automatische processen lopen door
Waar mensen aan het werk zijn worden fouten gemaakt. In de loop van een werkdag zie je dan ook vaak het aantal fouten toenemen. Door software te gaan gebruiken blijft een bepaald proces in de organisatie gewoon doorgaan, een voorbeeld hiervan is een bestelproces op een website. De business stopt dus niet als jij dat wel even doet.
Dus toch gaan automatiseren?
Je kunt veel meer automatiseren dan je denkt! En is dat erg? Wij denken van niet!
Dankzij allerlei software kun je veel processen automatiseren binnen jouw werkveld. Ook is het mogelijk om verschillende programma’s met elkaar te combineren.
Zo kun je bijvoorbeeld de software van Flowmasters (digitalisering van de werkvloer) combineren met ERP software. Of de debiteurenbeheer software van Payt combineren met Exact software.
Kijk daarom altijd kritisch naar je onderneming: wat zou ik kunnen automatiseren? En denk daarbij aan wat je er voor terug krijgt; ruimte voor verbetering en innovatie maar vooral tijd- en geldwinst.